【先輩・上司・目上】封筒の選び方・手紙の書き方

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先輩・上司・目上の人へ、封筒の選び方4つのポイント

  1. 便箋と封筒はセットもの
  2. 便箋は、白無地か罫線が入っているもの
  3. 縦書き
  4. 何枚も重ねて書かない

 

便箋と封筒はセットになっているものを選ぶ

正式な手紙を送る際の基本です。

茶封筒(クラフト封筒)や社用封筒は業務用です。私用では使わないようにしましょう。

封筒が花柄なのに、便箋が動物柄なんておかしいよね。やっぱり揃っていたほうが綺麗で安定感があるよね。

 

便箋は、白無地か罫線が入っているのも

便箋と封筒は、白の無地を選びます。

これが基本です。

薄青黄色などは、無地白と同等に使うことができます。その場合も封筒と便箋は同じものを選びましょう。

封筒と便箋の多様性の順序としては、「罫線→カラフル色→柄」です。

手紙を送る相手と、自分のの関係を踏まえて選ぶようにすると喜ばれますね。

お見舞い手紙の豆知識
  • 縁起担ぎの柄
  • 季節の花の柄
  • 名前にちなんだ柄
  • 和紙

ちょっとした箇所にこだわって送るのもひとつのアイデアです。

基本は基本でありながらも、マナーの範囲で相手のことを想って選ぶと喜びもひとしおです。

派手すぎにならないように注意しましょう。

 

書き方は縦書き

あらたまった文章は、縦書きにすることが基本です。

縦書きの方が公式的な印象で、ビジネスシーンには向いています。

反対に、横書きはカジュアルな印象があります。

最近では縦書きをする機会が減り、横書きに慣れている人が増えました。

縦書きにすると上手くバランスが取れないという人もいます。

そんな時には、無理に縦書きを選ばずに横書きを選んでも大丈夫です。

 

何枚も重ねて書かない

普段、手紙を送る際の便箋の枚数は1枚だと失礼とされています。

内容的に1枚しかない時には、白紙の便箋を重ねて同封するのが正式なマナーです。

しかしお見舞いの場合「重ねる」という忌み言葉から2枚重ねは避けた方が無難です。

なるべく1枚で収まるように心がけましょう。

 

ペン選びのポイント

正式には、万年筆を使うとされて来ました。

しかし最近では万年筆を持つ人も減り、ボールペンを使って書く人が増えました。

それはそれで間違えなことではありません。

ボールペンを使うときのポイントとしては、油性ペンは使わないようにします。

油性ボールペンは事務用として使われるからです。

ゲルインキのペンを使用することをオススメします。

太さも、筆圧や手紙に応じて選ぶと、見た目も綺麗でバランスが取れた読みやすい手紙となるでしょう。

ペンの色は、カラフルな色を選ぶのではなく黒かブルーブラックで書くことがマナーです。

 

先輩・上司・目上の人へ、手紙の書き方4つのポイント

  1. 敬称は「様」を使う
  2. 目上の人でも、事項の挨拶は省略して構わない
  3. 名前や固有名詞を間違えない
  4. 丁寧すぎるくらいが丁度いい

 

敬称は「様」を使う

宛名に、「殿」と使う人がいます。

この「殿」は、本来男性が目下の人に使うものなので目上の人に使うと失礼にあたります。

宛名を書く際は、「様」を用いましょう。

 

目上の人でも、事項の挨拶は省略して構わない

お見舞いの手紙の場合、前文(頭語・事項の挨拶・安否を尋ねる挨拶・お礼の挨拶)は省略しても大丈夫です。

【手紙・はがき・一筆】お見舞い時のメッセージの書き方とマナー

書き始めに困った場合は、頭語に

  • 「前略」
  • 「急啓」

という言葉を用いましょう。

「事情を知り急いで書いた」という意味が込められています。

 

名前や固有名詞を間違えない

渡辺のナベが違った。斎藤のサイが違った。

人物名の漢字、固有名詞の名称など、間違えていることに気づかずに書いていることがあります。

誤字脱字・名前の間違いなどは、マナー以前の問題です。

書き始める前に、今一度確認しましょう。

 

丁寧すぎるくらいが丁度いい

手紙(はがき・一筆がき)は、顔が見えないコミュニケーション方法です。

その為、相手にとっては手紙に書いてある内容が全てになります。

電話や顔を合わせての会話は、お互いの表情や声のトーンやテンションなどから、少しくらい失礼なことを言っていても許されることが多く、誤解も生じません。

しかし、手紙は誤解を与えたらそのままになってしまうことが多いです。

こちらが心の緩みを改めて、真摯で誠実に気持ちを伝えていることを示す為にも、いつもより少し丁寧に、丁寧すぎるくらいに書くことで、アクシデントを防ぐように気をつけましょう。

 

先輩・上司・目上の人へ、手紙の内容文例8つ

目上や上司には、どんな文章を書いていいか困ってしまいますよね。

そんな時は、以下の8つの内容に触れて文章を構成してみてください。

きっと筆が進むはずです。

  1. 入院を知った経緯
  2. 病状を尋ねない、知っていても触れない
  3. 日頃の努力を労う
  4. 相手がいなくなっても大丈夫というような書き方をしない
  5. 回復後の趣味の誘いなど
  6. お見舞いのことには触れない、控える
  7. 期待するような安易な発言はしない
  8. 相手を傷つけるような発言はしない

 

さいごに

先輩・上司・目上の人たちに向けての書き方は、最低限以上のマナーを守る事が大事です。

しかし、そればかり気にしていると、とても硬い文章になりがちです。

なので、自分と相手の関係において使い分けることが望ましいです。

顔が見えないからこそ、お互いの認識にすれ違いが生じないように気をつけながら書きましょう。

◾参考文献◾

  • そのまま使える らくらく 手紙実例集 (金園社)
  • 最新版 手紙・はがき基本文例集 (主婦の友新実用BOOKS)
  • お見舞い・お悔やみ・励まし文例集 (法研)
  • よくわかるコツとツボ 書きにくい手紙・お詫びの手紙 (主婦の友社)

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